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Règlement du Salon des Voyages

Article 1 : Objet
Le Salon des Voyages est organisé par le Groupe Pierre Girardot ou une de ses filiales. Ce salon a pour objet de présenter aux visiteurs les sociétés de services et entreprises intervenant dans le domaine du tourisme et des loisirs.

Article 2 : Dates et lieu
Le Salon des Voyages se tient au Parc des Expositions de Chalon sur Saône. Le salon est ouvert aux visiteurs de 14h00 à 19h00 le vendredi 18, de 10h00 à 19h00 le samedi 19, de 10h00 à 18h00 le dimanche 20 janvier 2019.

Article 3 : Inscription et acompte
Le candidat à l’inscription accepte les tarifs mentionnés sur la demande d’inscription.
Seuls les bulletins d’inscription complets et accompagnés du montant total du dossier seront traités par ordre d’arrivée. A réception, une facture sera établie à régler sous quinzaine.
Date de clôture des inscriptions : 01/12/2018.
La demande d’inscription sera validée par le comité d’organisation qui se réserve le droit de l’accepter ou de la refuser sans qu’il lui soit fait obligation d’en fournir le motif. En cas de désistement, la somme totale sera conservée par l’organisateur ; dans le cas du refus d’admission, la somme sera évidemment remboursée. Chaque exposant dont la demande aura été refusée ne pourra se prévaloir du fait qu’il a été éventuellement sollicité par le comité d’organisation. Tout exposant dont le comportement sera contraire à l’éthique ou à la normale qui sied à la manifestation, pourra être exclu du salon et ne pourra prétendre à aucune indemnisation. Toutes les sommes engagées seront dues.
En cas d’annulation 31 jours avant la manifestation : 10% de frais d'annulation,
Entre 30 jours et 21 jours : 25% de frais d'annulation,
entre 20 jours et 8 jours : 60% de frais d'annulation,
Moins de 7 jours : 100% de frais d'annulation,
En cas de non présentation, 100% de frais d'annulation.

Article 4 : Règlement
Le règlement du dossier doit être acquitté à réception de la facture, sous quinzaine. Il n’est pas consenti d’escompte. A défaut de paiement dans les délais prévus, l’organisateur se réserve le droit d’annuler l’inscription.

Article 5 : Emplacement - Utilisation des stands - Equipements
L’organisateur affecte à chaque exposant un emplacement. Il peut à tout moment en modifier l’implantation. Les emplacements attribués concernent exclusivement la raison sociale de l’exposant qui s’interdit de sous-louer, céder, tout ou partie de son stand.
Toute modification de structure du stand, totale ou partielle est faite à la demande de l’exposant sur le dossier d’inscription. Tout travail de modification en cours d’installation ou pendant la manifestation sera facturée et payable au comptant. Tous travaux résultant de détériorations sur les montants et cloisons des stands seront facturés à l’exposant.
Le plan est susceptible d’être modifié, il prend forme en fonction des participants et ceci jusqu’au dernier moment.
Descriptif des stands - Equipements :
Revêtement du sol : moquette avec film plastique de protection
Architecture : ossature aluminium, cloison de séparation en mélaminé, raidisseur de façade
Equipements : table ronde, 3 spots, 3 chaises, électricité.
A noter : pas de matériel complémentaire disponible sur place. A réserver à l'inscription.

Article 6 : Montage et démontage
• Montage
Les exposants peuvent s’installer dans leur stand à partir du vendredi 18 janvier de 8h à 12h sans interruption. Cependant tout exposant qui ne se sera pas manifesté le 18 janvier à 12h, sera considéré comme défaillant. L’organisateur pourra alors disposer de son emplacement et le règlement de la totalité de la facture sera exigé.
• Démontage
Le démontage des stands se fera le dimanche 20 janvier à partir de 18h00, après le départ de tous les visiteurs. Passé ce délai, l’enlèvement du matériel sera effectué aux frais et sous l’entière responsabilité de l’exposant. Par respect envers nos visiteurs, chaque exposant s’engage à conserver l’intégralité du contenu de son stand jusqu’à la clôture du salon fixée le dimanche 20 janvier à 18h00. Aucun enlèvement ou démontage n’est autorisé avant cette heure.

Article 7 : Gardiennage et Nettoyage
L’organisateur fait assurer le gardiennage par une société spécialisée à partir du vendredi 18 janvier et jusqu’au dimanche 20 janvier. Pendant les heures d’installation et de démontage des stands ainsi que durant le salon, les exposants sont responsables de leur stand. Une société spécialisée effectuera le nettoyage du salon, toutefois, les exposants veilleront à déposer chaque soir à la fermeture du salon, leurs sacs poubelles bien fermés dans les allées.

Article 8 : Droits d'inscriptions obligatoires
Les droits d'inscription obligatoires incluent : accès wifi en illimité, badges, parking exposants...
Tout bulletin manuscrit entraine des frais de dossiers majorés : 100 € HT au lieu de 50 € HT.

Article 9 : Animation commerciale
Sont autorisés à l’intérieur des stands :
- La distribution de prospectus, catalogues, objets publicitaires en rapport avec l’activité de l’exposant.
- La présence des radios locales, exclusivement pour l’enregistrement des reportages.
- Les appareils audiovisuels d’animation sous réserve d’un volume sonore sans nuisance pour l’environnement.
- La vente de voyages s’effectue sur les stands Voyages Girardot Organisation et Selectour Voyages Girardot. Seule la vente de produits locaux est autorisée sur les stands.
Sont interdits dans les allées du salon et sur le parking : le démarchage, la distribution ou la vente de revues, journaux, billets de tombola, tracts, quels qu’en soient le contenu et la destination.

Article 10 : Restauration
Lors de l’inscription au salon, les exposants doivent réserver et régler leurs déjeuners pour les 3 jours avant l’ouverture du salon. Il ne sera pas possible de réserver des repas sur place. Un bar est ouvert pendant toute la durée du salon pour les exposants et les visiteurs.

Article 11 : Assurance
L’organisateur souscrit, pour ce qui le concerne, un contrat de responsabilité civile.
L’exposant doit obligatoirement contracter auprès de son assureur une assurance responsabilité civile couvrant les risques que lui-même et son personnel encourent ou font courir à des tiers, ce pour la durée du salon, jours d’installation et de démontage compris. L’exposant doit également souscrire une assurance en vue de garantir les dommages que pourraient subir ses biens exposés et ses véhicules en stationnement sur le parking, l’organisateur dégageant toute sa responsabilité. L’exposant est responsable de son stand et des personnes qui y sont présentes. Tout sinistre doit être déclaré dans l’heure qui suit sous peine d’irrecevabilité.

Article 12 : Droit d’entrée - Badges
L’entrée du salon est gratuite pour les visiteurs. Les badges exposants seront à imprimer par vos soins directement depuis votre espace exposant en ligne, une dizaine de jours avant le salon. Vous recevrez une information spécifique par email. Tour de cou et porte badge vous seront fournis à l'accueil du Salon des Voyages lors de votre installation le jour de l’ouverture.


Article 13 : Obligation en matière de sécurité incendie
Les matériaux utilisés pour l’aménagement, la décoration et le contenu des stands doivent présenter les classements suivants :
- cloisonnement et ossature : M3
- revêtement des cloisons : M2
- décoration florale de synthèse : M2
- revêtement des podiums ou supports de hauteur supérieure à 0,30 m et de superficie > 20 m2 : M3
- revêtement des podiums ou supports de hauteur inférieure à 0,30 m et de superficie < 20 m2 : M4
- couverfure, double couverture et ceinture de chapiteaux et tentes : M2
- vélums : Ml
La preuve du classement au feu de ces matériaux doit être apportée : soit par le PV d’essai réalisé par un laboratoire agréé, soit par le marquage de conformité à la norme NF, soit par identification placée en lisière si le traitement d’ignifugation est effectué en usine, soit par un tampon ou un sceau. Pour les tissus ignifugés, la preuve du classement de réaction au feu doit être apportée avec la mention: "permanent" , si pas de lavage, " non permanent " (durée de l’ignifugation).
L’installation électrique est réalisée par l’électricien seul agréé par l’organisateur.
Chaque exposant dispose de l’installation et du branchement. Le branchement sur un autre stand est interdit. Les bouteilles de gaz d’une contenance de 13 kg maximum, sont seules autorisées. Une par stand. Elles doivent être munies de détendeurs normalisés, placées hors d’atteinte du public et protégées contre les chocs.
Les machines ou appareils, en fonctionnement ou non, présentés à postes fixes, doivent comporter les dispositifs mettant les parties dangereuses hors de portée du public, soit à plus d’1 m de l’allée, et les protégeant par un écran rigide. Sont interdits la distribution ou l’utilisation, sur les stands, des produits suivants : échantillons ou produits contenant un gaz inflammable, ballons gonflés avec un gaz inflammable ou toxique, articles en celluloïd, artifices pyrotechniques et explosifs, oxyde d’éthyle, sulfure de carbone, éther sulfurique et acétone, acétylène, oxygène ou gaz présentant les mêmes risques, ainsi que tous liquides inflammables.
Toutes présentations et démonstrations sont réalisées sous l’entière responsabilité de l’exposant.
Contrôle de sécurité : lors de l’installation, l’exposant doit tenir à la disposition du chargé de sécurité les certificats de conformité des matériaux utilisés et exposés.

Article 14 : Conférences
Attribution en fonction de la date d’inscription, et nombre de séances attribuées en fonction des disponibilités et selon qualité du support. Un support audiovisuel est obligatoire et doit être transmis via l'espace exposant en ligne pour le 01/12/2018. Le respect de cette date est impératif.

Article 15 : Dispositions générales

L’exposant accepte sans réserve le présent règlement. Il s’engage à s’y conformer ainsi qu’aux lois et règlements d’ordre général ou propre à son activité professionnelle.
L’organisateur prendra toute mesure pouvant aller jusqu’à l’exclusion, en vue de l’application du présent règlement, sans que puissent lui être opposés réclamations, demandes de remboursement, indemnités, ou tout autre recours.
L’organisateur se réserve le droit de modifier à tout moment le présent règlement.
L’organisateur peut décider le déplacement sur un autre site, la fermeture totale ou partielle du salon, ou en modifier les dates, pour tout motif sans que puisse lui être opposé de recours. L’organisateur est déchargé de toutes responsabilités concernant les préjudices (commerciaux, troubles de jouissance) que les exposants pourraient subir pour différentes raisons et notamment pour : retard d’ouverture, interruption ou fermeture prématurée du salon, ou sinistre quelconque entraînant dégâts ou destruction des stands. En cas de litige, le Tribunal de Commerce de Chalon sur Saône est seul compétent.
Le Groupe Pierre Girardot
20 rue Louis Jacques Thénard
71100 Chalon sur Saône